Wir kennen es alle: Ohne Kalender geht es nicht – egal ob als Bullet Journal, in Papierform oder digital. Ein gutes Terminmanagement hilft uns, den Alltag effizient zu organisieren. Besonders hilfreich ist dabei das Timeblocking: Wir behalten nicht nur den Überblick über Meetings und Aufgaben, sondern schaffen uns gezielt Zeitfenster für konzentrierte Arbeit. In vielen Unternehmen ist Microsoft Outlook das Standard-Tool, das eine praktische Integration von E-Mails, Kalender und Videokonferenzen bietet. Doch wie nutzt man Timeblocking optimal? Und was genau ist Timeblocking im Vergleich zu Timeboxing und Batching?
Timeboxing vs. Timeblocking – Was ist der Unterschied?
Die Begriffe Timeboxing und Timeblocking werden oft verwechselt, bezeichnen aber unterschiedliche Konzepte:
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Timeblocking: Hierbei wird der Kalender in vordefinierte Zeitblöcke unterteilt, in denen spezifische Aufgaben oder Tätigkeiten erledigt werden. Diese Methode hilft dabei, den Tag strukturiert zu planen und Ablenkungen zu vermeiden. Ein Beispiel wäre, sich von 9–11 Uhr für Deep Work und von 14–15 Uhr für E-Mail-Bearbeitung Zeit zu nehmen.
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Timeboxing: Bei dieser Methode wird nicht nur ein Zeitraum für eine Aufgabe reserviert, sondern auch eine feste Dauer gesetzt. Das bedeutet, dass nach Ablauf des Zeitfensters die Aufgabe abgeschlossen oder bewusst pausiert wird – unabhängig davon, ob sie fertig ist. Timeboxing wird häufig im agilen Projektmanagement genutzt, um schnelle Fortschritte in begrenzter Zeit zu erzielen.
Timeblocking mit Farben – Effizienz durch visuelle Struktur
Eine der stärksten Funktionen digitaler Kalender wie Outlook oder Thunderbird ist aus meiner Erfahrung heraus die farbliche Kategorisierung. Farben helfen dabei, verschiedene Aufgabenbereiche sofort zu erkennen und priorisieren zu können. Hier sind einige bewährte Strategien:
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Blau für Meetings: Besprechungen und Team-Meetings bekommen eine einheitliche Farbe, um Verfügbarkeiten leichter zu überblicken.
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Grün für Deep-Work-Phasen: Fokussierte Arbeitseinheiten ohne Ablenkung werden klar markiert.
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Rot für dringende Aufgaben: Hiermit lassen sich kritische To-dos oder Deadlines hervorheben.
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Gelb für private Termine: So bleibt die Work-Life-Balance im Blick.
Indem wir Farben gezielt einsetzen, erkennen wir auf einen Blick, wie unser Tag oder unsere Woche strukturiert ist und können effizienter planen. Auch wenn wir das Gefühl haben, unsere Zeitstruktur passt nicht zu unserem Energielevel – ein Blick in den Kalender und recht schnell lassen sich ungeliebte Muster erkennen.
Batching vs. Timeblocking: Was ist der Unterschied?
Neben dem Timeblocking gibt es eine weitere hilfreiche Methode: das Batching. Beim Batching (engl. „Stapelverarbeitung“) werden viele kleine, ähnliche Aufgaben gebündelt und in festen Zeitblöcken erledigt, z. B. dreimal täglich E-Mails beantworten. Im Gegensatz dazu widmet sich Timeblocking einzelnen Themen oder Projekten in festgelegten Zeiträumen.
Ein Beispiel für den Unterschied:
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Batching: Du checkst dreimal am Tag 30 Minuten lang E-Mails.
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Timeblocking: Du blockst zwei Stunden für eine Konzeptentwicklung und lässt dich in dieser Zeit nicht ablenken.
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Timeboxing: Du setzt dir ein 45-Minuten-Zeitlimit für eine Aufgabe, egal wie weit du kommst.
Smarte Kalenderfunktionen für Teams
Auch im Team bietet Timeblocking zahlreiche Vorteile. Indem Teammitglieder ihre Kalender transparent pflegen, wird die Zusammenarbeit erleichtert:
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Freie Zeiten und Meetings erkennen: So können Termine effizient geplant werden.
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Rücksicht auf Fokuszeiten nehmen: Deep-Work-Phasen sollten respektiert werden, um Unterbrechungen zu vermeiden.
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Kalenderberechtigungen nutzen: So kann das Team schnell erkennen, wer gerade verfügbar ist.
Zusätzliche Tools wie Asana, Todoist oder Microsoft Planner können Timeblocking unterstützen, indem sie Aufgaben mit Kalendern verknüpfen und Meilensteine festhalten.
Fazit: Mehr Struktur und Produktivität durch Timeblocking und Timeboxing
Timeblocking hilft nicht nur, Aufgaben gezielt zu planen, sondern verbessert auch die Selbstorganisation und Teamarbeit. Durch die Nutzung von Farben, smarten Kalenderfunktionen und einer klaren Trennung von Meetings, Deep Work, Batching und Timeboxing lassen sich Produktivität und Effizienz steigern. Aber nicht vergessen: Pufferzeiten für ungeplante Aktivitäten und Anfragen offen lassen. Ein 100%-voller Kalender macht selten glücklich, da es kaum schaffbar ist, flexibel und entspannt auf neue Entwicklungen zu reagieren.
Probiere es aus: Plane deine Woche mit Timeblocking und nutze Timeboxing für gezielte Zeitlimits – und beobachte, wie du konzentrierter und effizienter arbeitest!